Training-ul introductiv reprezintă acea sesiune de instruire
prin intermediul căreia fiecare angajat nou are posibilitatea de a cunoaște
compania, colegii, procesele de lucru, de a se integra în cadrul echipei și de
a deveni productiv cât mai rapid posibil. Un training introductiv organizat
corect îi dă angajatului siguranța la locul de muncă și îi acopera nevoia de
securitate conform piramidei nevoilor lui Maslow. Așadar, pentru a avea un
angajat motivat, faceți tot ce vă stă în putință pentru a-l integra rapid și
eficient în companie.
Training-ul introductiv este de regula organizat și
monitorizat de către departamentul de resurse umane care susține o parte din acesta
și apoi de către alte persoane din cadrul companiei invitate de către resurse
umane să adauge informație utilă. Vorbim aici de responsabilul de protecția
muncii, de cel de la IT, de colegi ai angajatului sau de managerul acestuia.
Bun, teoria suna bine, dar ce trebuie să conțină concret
acest training?
·Prezentarea companiei, a serviciilor și a
clienților în limita informațiilor confidențiale. Unele companii ofera
angajaților periodic și rapoarte de activitate, rapoarte care se pot oferi și
noilor angajați.
·Prezentarea filialei în care va lucra angajatul
– înființare, activitate, număr de angajați.
·Turul sediului companiei cu prezentaea
principalelor departamente, în special a celor cu care angajatul va colabora
mai des.
·Prezentarea colegilor din acele departamente în
cadrul unei scurte discuții amicale pe durata turului companiei.
·Prezentarea principalelor zone de interes în
companie în funcție de poziția angajatului – birouri, bucatarie, baie,
recepție, sala serverelor, etc.
·Prezentarea principalelor documente de interes
din domeniul resurselor umane: Regulamentul intern, Codul de etică, proceduri
de care angajatul ar putea fi interesat, pe scurt cu oferirea locației unde se
pot consulta pe larg la nevoie, diverse reguli generale de respectat în companieș
·Prezentarea principalelor reguli în domeniul
sănătății și securității în muncă
·Prezentarea principalelor reguli în domeniul
securității informatice, folosirea cardurilor de acces, accesul vizitatorilor
în companie
·Integrare în cadrul echipei realizată de către
un coleg senior sau de către manager cu prezentarea locației de lucru, a
colegilor, a regulilor de respectat în echipă, desemnarea unui mentor
În general training-ul introductiv durează minim o zi în
funcție de complexitatea informațiilor cu care angajatul trebuie să se
familiarizeze iar după finalizarea acestuia se demarează training-ul specific
poziției pe care candidatul a fost angajat.
Cum procedăm pentru a asigura o bună integrare în companie a
angajaților care încep însă contractul pe durata perioadei în care se lucrează
preponderent online? Departamentul de resurse umane rămâne în continuare
responsabil de buna organizare a acestuia.
Se vor organiza sesiuni intermitente de prezentari live a
tuturor elementelor de mai sus. Intermitente pentru ca un training într-o sală
de curs este mai puțin obositor față de câteva ore petrecute în fața
calculatorului. Trebuie să îi acordam persoanei timp să se acomodeze. Putem intercala
prezentarile cu sesiuni de studiu invidivual offline acasă pe materiale
trimise.
Se vor invita în continuare la aceste sesiuni responsabilii
numiți mai sus care vor explica angajatului online toate regulile. Dacaă
angajatul va lucra din birou la un moment dat, i se va face și o prezentare a
sediului companiei, cu fotografii, filmulețe sau după inspirația
reprezentantului de resurse umane care o susține. Important este ca angajatului
să nu i se arunce un folder de prezentari și materiale pe care să le citească
singur ci să se încerce cât mai mult comunicarea directă cu acesta. Fețele
colegilor trebuie să îi devină familiare chiar și în aceste condiții și trebuie
să știe cui să se adreseze cu încredere atunci când are nevoie.
Ce să mai aveți în vedere ca reprezentanți ai departamentului
de resurse umane? Să îi oferiți angajatului și o listă cu posibile întrebări pe
care le-ar putea avea plus răspunsurile la acesea bineînțeles. O puteți întocmi
împreună cu angajații deja-existenți întrebându-i ce probleme și nelămuriri au
avut ei la angajare. Unii angajați se tem sau le este rușine să întrebe ori să
deranjeze și acea listă ar putea face viața mai ușoară tuturor.
Nu uitatați de programul de mentorat, mereu util – desemnați
un angajat mai vechi care pe o anumită perioadă să fie punctul de contact al
angajatuui nou pentru orice problemă, preferabil cineva din echipa lui care să
îi poată lămuri și întrebările legate de job. În cazul training-ului
introductiv online, acesta trebuie să fie prezent obligatoriu la o întâlnire
virtuala angajat-mentor-manager sau angajat-mentor-resurse umane-manager.
Cum procedăm în cazul în care angajatul trebuie să primească
diverse obiecte sau documente în format fizic pentru a fi semnate iar el
participa la training introductiv de acasă? Îi putem trimite documentele
printr-un coleg sau prin curier urmand ca el să le returneze în același mod.
Discutarea fiecarui document se face însă obligatoriu în cadrul sesiunii online
– nu se dau angajatului documente fără a i se explica conținutul acestora – și
acest aspect face parte din training-ul introductiv corect.
În primul rând, ce reprezintă acest termen? Se referă la
tendința unui manager de a controla și monitoriza absolut toate procesele care
au loc în departamentul său, în cele mai mici detalii, chiar și acele elemente
mărunte care nu mai intră de mult în atribuțiile sale. Un manager care suferă
de această “boală” simte
nevoia permanentă de a interveni în atribuțiile și proiectele subordonaților,
corectându-le și imbunătățind continuu munca făcută de aceștia sau
organizându-le mereu activitatea în cele mai mici detalii.
De ce apare acest fenomen? Lipsa de încredere a managerului
în propriile forțe îl face să dorească să controleze tot în jurul său. Nu arată
atitudine superioară sau că este un bun profesionist ci din contra dovedește
slăbiciune. Totul pornește de a teama de a nu scăpa lucrurile de sub control.
Care sunt efectele? Micromanagementul nu are decât efecte
nocive. Pentru manager acesta duce la epuizare fizică și psihică (încearcă și
nu reușește mereu să îndeplinească atribuțiile mai multor posturi simultan), la
neglijarea propriilor activități, la ore suplimentare efectuate inutil și la
stres. Pentru subordonați controlul permanent arată lipsă de încredere și duce
la demotivare (angajatul nu se simte important, nu crede că are vreo valoare în
companie), la scăderea productivității, uneori la renunțarea de a mai desfășura
anumite activități, lăsându-le cu totul în grija managerului, daca acesta tot
este doritor și disponibil să le îndeplinească. Angajații cu un astfel de
manager ajung deseori fie să se plafoneze, să nu își mai dorească să primească
atribuții noi sau să învețe lucruri noi, fie să plece din companie pentru că nu
se simt apreciați sau se simt permanent urmăriți și criticați.
Cum depistăm micromanagementul? Prin discuții cu echipa, prin
activarea unei proceduri de sugestii interne (anonime eventual) în cadrul
departamentului, prin aplicarea unui sondaj periodic de evaluare a gradului de
motivare a angajaților, sondaj în care aceștia să își poată evalua managerul
anonim.
Cum se corectează? Micromanagementul apare de regulă la
managerii cu puțină experiență, deseori depășiți psihic de atribuțiile pe care
le primesc. Soluția – preluarea progresivă a atribuțiilor de manager în cazul
unei persoane nou-promovate cumulat cu o serie de cursuri de management eficient
al echipei și programe de mentorat care să îl ajute să capete încredere și să
învețe de la un manager cu mai multă experiență. Delegarea atribuțiilor către
echipă trebuie să se facă progresiv. Aceeași situație se aplică și în cazul
luării deciziilor. Managerii trebuie să capate încredere că pot lăsa acest
aspect în responsabilitatea membrilor echipei.
Această generație, cea a tinerilor născuți după anii ‘90 este complet diferită de
cele dinaintea lor. Angajații cu vârste în jur de 40 de ani sau mai mult,
respectă regulile mult mai ușor și se conformează procedurilor. Urăsc programul
de la 9 la 17, dar nu-și imaginează că lucrurile ar putea fi diferite, urăsc să
nu aibă timp pentru ei și pentru familiile lor, dar au cred că lucrurile sunt
așa cum ar trebui și au acceptat ideea. Părinții lor i-au învățat că trebuie să
lucreze toată ziua și asta fac. Sunt responsabili, angajați ideali și se tem de
schimbare.
Aceste tinere talente din generația Z sunt insă diferite. Nu
le pasă de reguli, nu se deranjează să se gândească la planul lor de
pensionare, majoritatea nici măcar nu își imaginează că ar avea unul, vor să
fie celebri pe YouTube sau să lucreze ca nomazi digitali, vor flexibilitate și
timp pentru ei înșiși. Ar pleca într-o secundă dacă li s-ar pune restricții. Nu
sunt supuși, sunt obișnuiți cu tehnologia și o gestionează cu ușurință, nu se
tem să nu aibă bani, sunt geniali, au o stimă de sine imensă și iubesc
provocările.
Deci, cum îi putem atrage? Cum se încadrează toate aceste
caracteristici în planul de angajare și în contextul pieței muncii? Plasați un
anunț online scurt și concis și sperați că îl vor citi - au un nivel de atenție
scăzut și de foarte scurtă durată. Fiți deschiși și prietenoși cu ei la
interviu și aratați-le că știți despre ce vorbiți, astfel încât să vă respecte.
Nu apreciază slăbiciunea și lipsa de informație.
Apoi, la locul de muncă, oferiți-le flexibilitate -
permiteți-le să lucreze de acasă sau în timp ce călătoresc, oferiți-le program
de lucru flexibil sau un contract bazat pe proiecte, nu-i țineți captivi de la
9 la 17 într-un birou decât dacă își doresc. Oferiți-le provocări constante și
găsiți-vă timp să le oferiți feedback pozitiv dacă într-adevăr fac o treabă
bună.
Cum îi păstrați - aceasta este cea mai mare provocare.
Faceți cele de mai sus și vor rămâne. De asemenea, oferiți-le oportunități
constante de a învăța, de a se dezvolta dezvolta și de a arăta ce pot și vor fi
ai voștri ... cel puțin pentru o vreme.
